WMO plichtig

Onderzoeksvoorstellen moeten (naast de wettelijke en inhoudelijke eisen) aan de onderstaande eisen voldoen:

• Digitaal op CD-ROM of USB stick. Of via email naar metc@umcg.nl.
• Als losse en doorzoekbare PDF bestanden (zonder wachtwoord of in zip map).
  Links naar een (beveiligde) omgeving, bijvoorbeeld WeTransfer, om de map/documenten te downloaden is niet toegestaan.
• De codering en naamgeving van de documenten is volgens het Standaard onderzoeksdossier van de CCMO.
  TIP:
  Let erop dat de versie/datumaanduiding in het document overeenkomt met de bestandsnaam. De versie/datumaanduiding in het document is leidend bij de registratie ervan.
• Begeleid zijn van een papieren én ondertekend METc aanbiedingsformulier.

Als bij de registratie van de documenten blijkt dat deze niet voldoen aan de eisen, worden de documenten niet geregistreerd. De indiener ontvangt daarvan bericht en zal de indiening in zijn geheel opnieuw moeten doen.

Als u iets bij ons indient, zal dit volgens het Standaard onderzoeksdossier moeten zijn ingedeeld.

De volgende documenten moeten altijd worden ingediend:
A1 METc Aanbiedingsformulier
B2 ABR formulier (via ToetsingOnline)
C1 Onderzoeksprotocol
E1 Proefpersoneninformatie
E2 Toestemmingsformulier
G1 WMO verzekeringscertificaat (wanneer UMCG niet de verrichter/opdrachtgever is)
G2 Bewijs dekking aansprakelijkheid (wanneer UMCG niet de verrichter/opdrachtgever is)
H1 CV onafhankelijk arts
I3 CV Hoofdonderzoeker

Indien multicenter ook:
I1 Lijst deelnemende centra
I2 Onderzoeksverklaring centrum
I3 CV (lokale) onderzoeker van [centrum]

Indien het onderzoek gefinancierd wordt door partij met winstoogmerk:
A2. Machtiging verrichter
K3 Onderzoekscontract

Afhankelijk van het soort onderzoek kan het zijn dat er ook nog aanvullende documenten moeten zijn bijgevoegd:

• bij geneesmiddelen onderzoek
  
• Vergeet niet de marginale toets door de CCMO als bevoegde instantie. De indiener dient dit zelf bij de CCMO aan te vragen.

A3 Ontvangstbewijs EudraCTnr
B3 EudraCT-aanvraagformulier
D1 Investigator’s Brochure
D2 IMPD (Investigational Medicinal Product Dossier) of SPC
D3 Voorbeeldetiketten versie ……
D4 Verklaring/vergunning van de fabrikant

• bij onderzoek met een voedingsmiddel

D2 Productinformatie functional food
D4 Verklaring van de fabrikant

• bij onderzoek met medisch hulpmiddel

D2 Productinformatie medisch hulpmiddel / IMDD (Investigational Medical Device Dossier)
D4 CE keurmerk
D4 Verklaring van de Terzake Deskundige van het UMCG

• bij onderzoek met wilsonbekwamen

E1 Schriftelijke informatie voor wettelijk vertegenwoordiger
E2 Toestemmingsformulier voor wettelijk vertegenwoordiger
E1 Schriftelijke informatie voor proefpersonen (nadat zij weer wilsbekwaam zijn)
E1 Toestemmingsformulier voor proefpersoon (nadat zij weer wilsbekwaam zijn)

• bij onderzoek met gezonde vrijwilligers

E3 Overig wervingsmateriaal (advertentietekst)

Als uw onderzoeksvoorstel is ingeschreven bij het UMCG Research Register (let op! Dit is geen officieel trial register!) schrijven wij uw onderzoeksvoorstel in. U krijgt binnen twee weken na indiening een ontvangstbevestiging, waarin staat of de documenten volledig en correct zijn ingediend en of, en zo ja, wanneer het onderzoeksvoorstel wordt geagendeerd voor bespreking in de METc.
Na deze vergadering heeft u uiterlijk binnen twee weken de brief van de METc, waarin staat of het onderzoek positief dan wel negatief beoordeeld is of waarin nog een aantal vragen en opmerkingen staan over het ingediende onderzoeksvoorstel.

Als uw onderzoeksvoorstel al een keer is besproken door de METc UMCG en u reageert op de vragen van de METc (reactie) of als u een wijzigingsvoorstel (amendement) indient, dan hoeft u alleen de gewijzigde documenten (met track changes) in te dienen, naast een brief met een puntsgewijze reactie (bij reactie) of een beschrijving van uw wijzigingsvoorstel en de reden daarvan.

Via de email stuurt u toe:

• De puntsgewijze reactie (herhaling van de vraag en uw antwoord daarop er onder)
• Alleen de documenten die zijn gewijzigd (naar aanleiding van de vragen) (incl. track changes)
• Eventueel aanvullende (en nieuwe) documenten

Allereerst worden de ingediende documenten gecontroleerd op correctheid en volledigheid. Daarna wordt de reactie geregistreerd in ons systeem. Dit duurt ongeveer een dag of twee, afhankelijk van hoe veel documenten er worden ingediend op die dag.
Daarna kijkt de ambtelijk secretaris of

• de reactie en de gewijzigde documenten opnieuw moet worden geagendeerd voor een vergadering of
• de reactie wordt afgehandeld door de voorzitter en ambtelijk secretaris.

Bij optie 1 wordt de reactie inclusief documenten zo snel mogelijk op de agenda van de commissie gezet. Dit wordt ongeveer 1 week voor de vergadering gedaan. Na de vergadering wordt zo spoedig mogelijk de indiener / onderzoeker op de hoogte gesteld. Dit alles duurt ongeveer 2 tot 3 weken en omvat dan de registratie, het op de agenda zetten, wachten tot de vergadering plaatsvindt, bespreken en tot slot de brief maken en verzenden.
Bij optie 2 wordt de reactie inhoudelijk bekeken door de voorzitter en ambtelijk secretaris. Soms wordt ook nog een lid van de commissie gevraagd zijn/haar mening over de reactie te geven. Na akkoord van de voorzitter, en eventueel het METc lid, zal de ambtelijk secretaris de brief maken en verzenden.
Dit alles duurt soms ook 2 weken, afhankelijk van de tijd die de voorzitter en METc-lid/leden nodig hebben.

Ik wil een wijziging (AMENDEMENT) in mijn goedgekeurde onderzoeksvoorstel indienen. Hoe doe ik dat?
Op de CD Rom of USB stick staan tenminste:

• een begeleidende brief
• een METc aanbiedingsformulier AMENDEMENT (zie de Documenten pagina)
• een samenvatting van het amendement inclusief rationale voor het amendement
• de gewijzigde documenten (incl. track changes/redline)

Alleen zogenaamde substantiële amendementen moeten voor goedkeuring aan de METc UMCG worden aangeboden. De sponsor/verrichter bepaalt wanneer een amendement substantieel is. Globaal wordt van een substantieel amendement gesproken wanneer het gevolgen heeft voor:

• de veiligheid of de fysieke en/of psychische integriteit van de deelnemers;
• de wetenschappelijke waarde van het onderzoek;
• de uitvoering of het management van het onderzoek;
• de kwaliteit of veiligheid van elk product (medicament, medisch hulpmiddel, voedingsmiddel) dat wordt onderzocht.

Wat is een SAE of SUSAR?
Tijdens het onderzoek kunnen zogenaamde Adverse Events (ongewenst ongeval) optreden bij de patiënt/proefpersoon. In het standaard onderzoeksprotocol moet worden beschreven hoe hiermee zal worden omgegaan.
Een SAE is een ongewenst medisch voorval bij een patiënt of proefpersoon dat niet noodzakelijk een oorzakelijk verband heeft met de behandeling en dat:

• dodelijk is, en/of
• levensgevaar oplevert voor de proefpersoon, en/of
• opname in een ziekenhuis of verlenging van de opname noodzakelijk maakt, en/of
• blijvende of significante invaliditeit of arbeidsongeschiktheid veroorzaakt, en/of
• zich uit in een aangeboren afwijking of misvorming.
• zich, naar het oordeel van degene die het wetenschappelijk onderzoek uitvoert, zou hebben kunnen ontwikkelen tot een ernstig ongewenst voorval, maar waarbij dit ernstig ongewenst voorval zich als gevolg van ingrijpen niet heeft verwezenlijkt.

Uitzonderingen.
Eventuele uitzonderingen op de meldingsplichtige SAE’s of SUSAR’s moeten in het onderzoeksprotocol worden beschreven. Soms kunnen de meldingen worden verzameld in een kwartaal, halfjaarlijkse of jaarlijkse line-listing. Het gaat dan om meldingen waarover volgens het onderzoeksprotocol geen onmiddellijke rapportage is vereist.

Wie moet dit melden?
Een Serious Adverse Event (SAE) of Suspected Unsuspected Serious Adverse Reaction (SUSAR) moet de verrichter bij de oordelende METc melden en bij de CCMO.
Hoe moet dit gemeld worden?
SAE’s kunnen via ToetsingOnline door de indiener worden gemeld. Dit geldt alleen voor investigator initiated onderzoek. De METc ontvangt dan bericht dat er een nieuwe melding is gedaan. De afhandeling vindt dan ook in ToetsingOnline plaats.
Ingeval de sponsor/verrichter een partij met een winstoogmerk is, kunnen de SAE’s via email, CD-rom of USB worden ingediend.

Wanneer moet dit gemeld worden?
Een SAE die dodelijk is of levensgevaar oplevert voor de proefpersoon moet binnen 7 dagen nadat de verrichter daarvan kennis heeft genomen te worden gemeld. SAE’s behorend tot de overige categorieën dienen binnen 15 dagen gemeld te worden.

Het onderzoek is gestart.
Een onderzoek is begonnen wanneer de eerste proefpersoon is geïncludeerd. Dit moet aan de oordelende METc worden gemeld. Dit is een voorwaarde die in het positief oordeel is benoemd. De start van een onderzoek moet plaatsvinden binnen een jaar na afgifte van het positieve oordeel. Na dat jaar vervalt het oordeel.
De indiener meldt de start van het onderzoek via een schriftelijk (email) bericht onder vermelding van het METc dossier nummer en de onderzoekstitel. De melding moet zo spoedig mogelijk na de start worden doorgegeven aan de METc. De METc verwerkt dit dan in ToetsingOnline.

Het onderzoek is (voortijdig) geëindigd.
Er gelden andere regels voor het melden van einde onderzoek bij niet-geneesmiddelen onderzoek dan bij geneesmiddelen onderzoek.
Wanneer het onderzoek eerder dan gepland wordt gestopt, moet dit binnen 15 dagen aan de METc worden gemeld. De indiener moet ook vermelden waarom het onderzoek eerder is gestopt.
Bij een geneesmiddelenonderzoek moet de voortijdige stopzetting ook worden gemeld aan de bevoegde instantie, de CCMO.

In het onderzoeksprotocol wordt beschreven wanneer er sprake is het einde van het onderzoek. Over het einde van een onderzoek wordt vaak gesproken wanneer de laatste onderzoekshandeling bij de laatste proefpersoon is verricht. De zogenaamde ‘last patient, last visit’. Hiermee is de betrokkenheid van de proefpersonen afgerond, de gegevensverzameling volledig en kunnen de gegevens worden geanalyseerd.

Niet-geneesmiddelen onderzoek.
De indiener meldt het einde van het onderzoek binnen 56 dagen na de laatste onderzoekshandeling aan de METc.

Geneesmiddelen onderzoek.
Bij geneesmiddelenonderzoek moet u de einddatum van het onderzoek binnen 90 dagen melden bij de METc. Het gaat dan om de einddatum in Nederland. Bij internationaal onderzoek kunnen de start- en einddatum voor het onderzoeksgedeelte buiten Nederland anders zijn. De wereldwijde einddatum van het onderzoek moet binnen 90 dagen via het EudraCT formulier einde onderzoek worden gemeld bij de METc en de bevoegde instantie, de CCMO.

Wijze van melden.
In het Eindrapportage formulier kunt u aangeven wat de einddatum van het onderzoek is geweest. Bij een voortijdige beëindiging moet ook worden uitgelegd waarom eerder is gestopt met het onderzoek. Bijlagen, zoals publicaties of eindrapportages, kunnen als aparte PDF-bestanden worden toegevoegd. De METc zal dit dan in ToetsingOnline verwerken.

Bij geneesmiddelen onderzoek moet ook het EudraCT formulier Melding beëindiging studie worden ingevuld en toegezonden aan de METc. Deze documenten moeten ook naar de bevoegde instantie, de CCMO, worden gestuurd. Dit kan via bi@ccmo.nl.

U moet de METc een jaar na datum van het positief oordeel laten weten hoe het met het onderzoek verloopt. U kunt daarvoor het Voortgangsrapportage formulier gebruiken. De rapportage kan naar het postadres van de METc worden gestuurd.